Elegir el sistema software TPV adecuado para tu peluquería no es algo fácil. El mercado ofrece una amplia variedad de soluciones, cada una con características, precios y enfoques diferentes. Además, hay tantas que es muy fácil sentirse abrumado.
El proceso de elección lleva tiempo y, de hecho, es preferible que sea así; no es una decisión que deba tomarse a la ligera.
En el siguiente artículo, veremos cuáles son los aspectos clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir una solución de gestión para tu peluquería, haciendo especial énfasis en los últimos cambios normativos que han entrado en vigor recientemente (VeriFactu).
El software de gestión de tu peluquería debe cumplir con VeriFactu
Si quieres evitar sanciones de hasta más de 50.000 euros, el software de gestión de tu peluquería debe cumplir con VeriFactu.
¿Qué significa esto exactamente?
- Requisitos técnicos: Debe cumplir con ciertos requisitos de funcionamiento técnico (aquellos recogidos en la normativa VeriFactu). Por ejemplo, el software no debe permitir a los usuarios eliminar o modificar facturas.
- Homologación: El software debe estar homologado por un tercero autorizado, que certifica que la solución cumple con todos los requisitos dispuestos en la ley.
Utilizar una solución que no cumpla con VeriFactu podría salirte muy caro. Las sanciones ascienden hasta los 50.000 euros por cada año fiscal y solución no normativa empleada.
Local vs Cloud
Una de las primeras decisiones que deberás tomar es si optar por un sistema local o por uno basado en la nube (cloud).
Sistemas locales
Los sistemas TPV locales se instalan directamente en los dispositivos que utilices en tu salón, por ejemplo, en tu ordenador. Su principal ventaja es que no dependen de una conexión a internet para funcionar, lo que garantiza la continuidad del negocio incluso si hay problemas de conectividad.
Sin embargo, estos sistemas presentan limitaciones muy, muy, muy significativas. Requieren una inversión inicial mayor en hardware y licencias, necesitan mantenimiento técnico regular, no permiten el acceso remoto a la información (pues esta solo es accesible desde el propio dispositivo de tu peluquería, en el que está almacenada) y las actualizaciones suelen ser complejas y costosas.
Si además quieres abrir más salones, la poca escalabilidad de estos sistemas supondrá un problema.
Sistemas en la nube
Los sistemas TPV basados en la nube han ganado una popularidad abrumadora en los últimos años, y por buenas razones.
Son, sin duda, la mejor opción.
Los datos se almacenan en internet (en los servidores del proveedor de software) y la ejecución del software no tiene lugar en tus dispositivos, sino en la nube (es decir, también en los servidores de la empresa). Esto permite acceder a la gestión y a la información del negocio desde cualquier dispositivo y ubicación.
Si tienes varios salones o si llevas idea de tenerlos en el futuro, esta es la opción más escalable.
Las principales ventajas incluyen actualizaciones automáticas en todos los dispositivos a la vez (sin que tengas que actualizarlos tú mismo manualmente, uno a uno), copias de seguridad regulares de los datos, menor inversión inicial, mayor flexibilidad y facilidad de integración con otras herramientas online.
El modelo de pago suele ser por suscripción mensual, lo que reduce significativamente la inversión inicial necesaria.
La flexibilidad y facilidad
Otro aspecto fundamental es cuán fácil de utilizar es el software, y esto también incluye cuán versátil es, por ejemplo, ¿es fácil de instalar? ¿Requiere de algún tipo de descarga compleja? ¿Cada vez que hay alguna actualización es difícil de implementar?
Funcionalidades esenciales que debe incluir
Una vez hayas revisado si cumple con VeriFactu y que funciona plenamente en la nube, el siguiente paso es revisar las funcionalidades y asegurarse de que se adaptan a las necesidades del negocio.
Por lo general, las funcionalidades esenciales para cualquier peluquería son las siguientes:
Gestión de agenda y reservas
La funcionalidad central por excelencia de cualquier software de gestión para peluquerías. La agenda es el corazón de cualquier peluquería o negocio de belleza. Un buen sistema TPV debe ofrecer un calendario visual intuitivo que permita gestionar las citas de múltiples profesionales simultáneamente.
La capacidad de asignar servicios con duraciones específicas, visualizar la disponibilidad en tiempo real y reorganizar citas mediante arrastrar y soltar son características que agilizan enormemente el trabajo del personal de recepción.
Igualmente importante es que el software brinde la posibilidad de que los clientes sean capaces de reservar cita online.
Por último, es prácticamente un must que el software permita enviar recordatorios automatizados a los clientes del salón de sus citas, ya sea por email o por SMS, para reducir las ausencias.
Base de datos de clientes (CRM)
Esta funcionalidad es también bastante importante para cualquier negocio de servicios. Idealmente, el software debe permitir crear fichas completas de cada cliente, en las que puedas incluir información como su historial de servicios, preferencias, alergias o sensibilidades, notas personales, registro de compras de productos, entre otros.
Las funcionalidades de segmentación de clientes son igualmente valiosas. Poder identificar a tus mejores clientes, aquellos que no han visitado el salón recientemente o aquellos interesados en servicios específicos te permitirá crear campañas de marketing dirigidas y efectivas.
Control de inventario
La gestión de stock es, por lo general, otra función administrativa importante de cualquier peluquería. Idealmente, el software debe permitir registrar todos los artículos del negocio y actualizar la cantidad de existencias de cada uno con cada venta.
Una funcionalidad adicional interesante es la configuración de alertas que se envíen al responsable del salón cuando los niveles de stock bajen por debajo de X cantidad predefinida.
Informes y análisis
La toma de decisiones basada en datos es crucial para cualquier negocio. Un buen software TPV debe permitir generar detallados informes sobre ventas diarias, semanales y mensuales, rendimiento por profesional, servicios más demandados, productos más vendidos y análisis de rentabilidad.
Proceso de selección: El paso a paso para tomar una decisión
Llegados a este punto, ya conoces los aspectos clave a considerar. Ahora toca poner en práctica un proceso de selección estructurado:
- Define tus necesidades: Lista las funcionalidades imprescindibles para tu salón y aquellas que serían deseables pero no críticas (ten en cuenta las funcionalidades esenciales mencionadas más arriba).
- Investiga el mercado: Identifica las opciones disponibles y crea una lista corta de candidatos que cumplan tus requisitos básicos. Puedes encontrar una lista bastante completa de distintas opciones de programas TPV para peluquerías aquí.
- Solicita demos: Pide demostraciones de los sistemas seleccionados. Si es posible, solicita períodos de prueba gratuitos.
- El hardware: Pregunta con qué dispositivos es compatible la solución de software que estés estudiando y revisa los precios y capacidades de estos dispositivos. Lo más probable es que el lector de tarjetas y la impresora térmica de tu solución actual no sean compatibles con el software al que vayas a migrar.
- Consulta opiniones: Lee reseñas de usuarios reales, busca opiniones en foros especializados del sector y, si es posible, habla con otros propietarios de peluquerías que utilicen los sistemas que estás considerando (aunque esto último no es en absoluto fácil).
- Compara precios: Solicita presupuestos detallados que incluyan todos los costes asociados, no solo el precio del software. De todas formas, si llevas idea de utilizar un software que esté principalmente pensado para negocios más pequeños (por ejemplo, si solo tienes un salón), lo más probable es que este tipo de soluciones indiquen sus precios en su propia web.
- Involucra a tu equipo: Pide la opinión de quienes utilizarán el sistema diariamente.
- Suscripción y hardware: Una vez lo tengas claro, adquiere los dispositivos de hardware necesarios y la nueva solución.
¿Qué software elegir?
Hay bastantes proveedores de software TPV en el mercado. Si tienes muchísimos establecimientos o si tu facturación es muy elevada, opciones como Flowww son bastante recomendables.
Si, por otro lado, tienes pocos establecimientos o, en general, eres dueño de un negocio pequeño, una buena opción podría ser helloCash.
helloCash es un software TPV diseñado para comercios minoristas, negocios de servicios pequeños y profesionales independientes.
helloCash destaca de la competencia por poseer una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, por su extrema facilidad de uso y por sus múltiples y potentes funcionalidades.
Crear una cuenta es gratis y lleva menos de 2 minutos. No es necesario descargar nada, helloCash se utiliza desde el navegador, desde su propia web, iniciando sesión en ella. Además, para móviles y tabletas también disponen de una app.
